¿Necesitás mudar tu oficina? Tené en cuenta estos consejos

(Istock)

Las pequeñas empresas suelen mudarse cuando necesitan un mayor espacio, expandirse para el crecimiento del negocio o ahorrar unos pesos en el alquiler. Una de las partes más costosas de las mudanzas son, sin dudas, las actualizaciones y contingencias de última hora que surgen con todo lo relacionado al departamento de IT.

El desgaste que tendrá tu pequeña empresa tiene mucho que ver con cuán organizado estés. Te compartimos algunos consejos que te ayudarán a administrar esta tarea.

Sé implacable acerca de tu mudanza

Toda mudanza comienza días antes de que la empresa deje su ubicación actual. La clasificación de los productos y muebles y la donación de lo que la firma no usa más le hará ahorrar tiempo y dinero a tu pequeña empresa. Cuantas menos cosas muevas, menos gastarás.

Destruí documentos y doná muebles, luminaria y otros artículos que no uses o que no encajen en tu nuevo espacio. Considerá entregar esos productos de oficina antiguos a distintas ONGs que a su vez los distribuyen a empresas o familias necesitadas. También podés llevar esos artículos a algún centro de reciclaje de la ciudad.

Reservá la empresa mudadora con tiempo

El alquiler de camiones de mudanza y las citas con los proveedores de servicios de Internet se reservan con anticipación. Esperar a último momento para organizar estos servicios puede significar que recibas precios más altos y demoras en la instalación.

Como parte de la planificación, aprovechá también para organizar espacios necesarios que te ayuden con el día a día de la oficina en tu nueva ubicación. Por ejemplo, pensá en un lugar para poner los suministros de los productos de oficina, ocupate de obtener una eficiente iluminación, de comprar sillas cómodas que sumen a aumentar la productividad de un espacio de trabajo. Si realizás estas compras cuando te mudes, podés enviarlas directamente a tu nueva oficina, ahorrando dinero en la mudanza.

Creá un sistema de etiquetado

Una vez que llegues a tu nuevo espacio, los trabajadores de la mudanza descargarán los muebles y cajas más rápido de lo que te imagines. Para evitar que los empleados descarguen cajas o artículos en un solo lugar y tengas que mover las cosas más tarde, designá cada destino con un nombre claramente diferenciado (por ejemplo, la oficina de Vanesa, la sala de conferencias, la cocina, la recepción, etc.). Comprá etiquetas y marcadores permanentes y fáciles de leer, y colocalas en todas las habitaciones o cuartos de la nueva ubicación para permitir a los transportistas depositar artículos en los lugares correctos.

Comprá suficientes suministros de mudanza

La mayoría de nosotros subestimamos la cantidad de cajas y suministros de embalaje que necesitaremos para mudarnos. Si te quedás sin cintas de embalajes o cajas, es posible que debas confiar en los suministros de la empresa mudadora que muchas veces tienen, pero son más caros.

Minimizá la posibilidad de que los artículos se rompan durante el traslado teniendo en cuenta los diferentes tipos de relleno de empaque que están disponibles, entre ellas, el plástico de burbujas.

Escaloná tu mudanza

Realizá una mudanza por etapas que establezca primero tu base tecnológica: teléfono, internet y otros elementos necesarios. La ubicación de los enrutadores, los enchufes y las tomas de teléfono pueden afectar la ubicación de los escritorios, las estanterías y las mesas de conferencias. Saber acerca de esto antes de que tengas que colocar objetos pesados ​​reducirá la necesidad de reorganizar más tarde.

La forma en que escalones tu mudanza también afectará a la forma en que se guarden las cosas en el camión de mudanzas. Pedí que se carguen por último los escritorios y otros elementos que necesitarán ensamblarse, para que puedan salir primero y los puedas armar antes de que llegue el resto de las cosas. Las cajas de artículos pequeños que se colocarán en los armarios o en los escritorios se pueden traer al final.

Ayudá a tus empleados y clientes

Para ayudar a sus empleados en la mudanza podés dar a cada persona un kit de suministros para sus artículos de oficina.

Organizá un plan de trabajo remoto (home office) para los días en los que se llevará a cabo la mudanza, ya que tener empleados durante la mudanza hará que todo sea más lento. Si es posible, evitá largas reuniones de trabajo de alta presión inmediatamente después de la mudanza. Si bien vas a querer volver a la eficiencia máxima rápidamente, los días posteriores a la mudanza suelen tener algunas fallas tecnológicas u otras, sin importar qué tan bien esté planeada.

Además, asegurate contarle a tus clientes tu nueva ubicación para que sepan dónde encontrarte (hacelo en las redes sociales  y también en Google y en Google Maps). Hacé correr la voz enviando un correo electrónico, o enviando un newsletter y publicando una notificación en tu sitio web. También es una buena idea, tanto antes como después de la mudanza, informar a los clientes cuando hablés con ellos en persona o por teléfono.

Finalmente, tené en cuenta que las mudanzas dejan todo, todo, todo sucio, por lo que debés hacerte un tiempo para una limpieza completa de la oficina una vez que te hayas instalado.  Organizá todo para que un equipo de limpieza llegue temprano a la mañana siguiente, antes de que lleguen tus empleados, para asegurarte de que tu nuevo espacio de trabajo esté listo para funcionar.

Sobre el Autor Belén Marty

Lic. en Comunicación Social, periodista y generadora de contenido.

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