Cómo mantener una reunión de trabajo atractiva y eficiente

(Istock)

Ya sea para generar ideas, encontrar soluciones a los problemas o aprender nuevos y valiosos talentos, las reuniones son esenciales para lograr los objetivos comerciales.

Si liderás reuniones es bastante probable que hayas experimentado situaciones y distintos episodios que descarrilaron las reuniones y desalentaron la participación.

Compartimos algunos de los desafíos que suelen darse cuando se organizan reuniones de trabajo y te recomendamos algunos consejos sobre cómo abordar estos problemas.

Desafío # 1: Los asistentes no participan

Según una encuesta, más de la mitad de los empleados de una oficina dicen que las reuniones son aburridas y nada atractivas, mientras que el 18 por ciento de los anfitriones dice que los colegas no participan incluso cuando tienen algo que aportar.

Una opción para alentar la participación es utilizar premios, como gift cards como táctica de motivación para presentarse y hablar.

Otro enfoque es estimular un mayor compromiso haciendo que algunos compañeros de trabajo lideren el camino. Así, podés acercarte a dos colegas antes de cada reunión y preguntarles si se pueden acecar durante la reunión para que den su opinión sobre el tema en cuestión.

Así, les das tiempo para que se preparen y les pedís que compartan las mejores prácticas o conocimientos con el resto del equipo. Esto anima a otros asistentes a prestar más atención al tema y los motiva a iniciar una conversación.

Desafío # 2: La tecnología

Los proyectores rotos y conferencias online con pésimo wifi pueden fácilmente finalizar una reunión. Casi una cuarta parte de los empleados de oficina encuestados dijeron que las fallas tecnológicas son una gran frustración cuando se trata de mantener las reuniones encaminadas.

Para evitar el funcionamiento incorrecto de la tecnología, te recomendamos chequear todo antes de tu reunión para asegurarse de que todo funcione correctamente. Pedile a alguien de tu equipo de IT que te ayude a realizar esta tarea. Probá todos los equipos que utilizarás para detectar cualquier error.

Durante la reunión, tené, por lo menos al comienzo, un empleado de IT en la sala para ayudarte con cualquier problema. Si no pueden asistir, te conviene pedirle que al menos alguien pueda estar “de guardia” para resolver cualquier problema que surja.

Desafío # 3: La impuntualidad

Los compañeros de trabajo que llegan después de la hora de inicio son un gran desafío para el 25 por ciento de los empleados que organizan reuniones. A menudo son una distracción cuando intentan encontrar un asiento y ponerse al día con lo que estaba cubierto antes de que llegaran.

Alentá a los asistentes a que se presenten a tiempo, se claro en tus comunicaciones previas a la reunión, avisá que vas a arrancar puntual, que tenés mucho que cubrir. Pedí a los miembros del equipo que te notifiquen si saben que van a llegar tarde, por ejemplo, si vienen de otra reunión. Podrán tomarse un tiempo después de la reunión para ponerse al día con lo que se perdieron.

Desafío # 4: Los asistentes no están preparados

Los miembros del equipo que no están preparados o no saben de qué se trata la reunión a menudo no están tan comprometidos. El 20 por ciento de los trabajadores dice sentirse frustrado cuando el anfitrión no especifica el motivo de la reunión de antemano. Por otro lado, el 17 por ciento de los anfitriones dice que los colegas que no están preparados son una preocupación.

Ayudá a que todos estén en la misma página enviando a los asistentes una agenda con todos los detalles necesarios.

Podés enviar con tiempo un resumen de lo que se tratará en la reunión con toda la información relevante.

Enviá tu agenda unos días antes para que los miembros de tu equipo tengan tiempo de reunirse y leer toda la información. Dejá en claro en tu agenda que los compañeros de trabajo deben venir preparados para que todos puedan participar.

Desafío # 5: Reuniones fuera de tema

Los temas de discusión no relacionados con el propósito inicial son un obstáculo importante para las reuniones productivas y atractivas. 46 por ciento de los empleados se sienten frustrados cuando la agenda de una reunión se descarrila debido a que las personas se van por la tangente.

Reiniciá las conversaciones que no son relevantes preguntando a los miembros de tu equipo un par de días antes de la reunión si tienen alguna inquietud o información que quieran plantear. Así vas a poder incluir esos puntos en tu agenda. También tené en cuenta el tiempo adicional para otras preguntas y algo de discusión abierta. Para la reunión, acorda de imprimir copias impresas de la agenda.

Resolver los desafíos de una reunión puede verse y sentirse diferente dependiendo de si vos sos el anfitrión o un asistente más. Asegurate de recopilar comentarios sobre la estrategia y la ejecución de tu reunión. Vas a aprender qué tan bien están funcionando tus esfuerzos y cómo podés mejorar las reuniones para todos los participantes involucrados.

Sobre el Autor Belén Marty

Lic. en Comunicación Social, periodista y generadora de contenido.

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