Cómo armar un viaje de negocios de última hora

(Istock)

Una venta de última hora, un problema de un cliente o un evento de alto riesgo puede dejarte luchando en tu escritorio para cerrar arreglos de viaje para un gerente o algún compañero de trabajo. En lugar de esperar a que aparezca la próxima gran emergencia, podés tomar cartas en el asunto para hacer que estas solicitudes sean más manejables. Adoptar un enfoque proactivo te ayudará a minimizar el estrés cuando surjan estas solicitudes y garantizará una experiencia más agradable para los miembros del equipo que viajan.

Probá estos consejos para que te sea más fácil organizar un viaje para otra persona.

Anotá los detalles esenciales del viaje

Para ahorrar tiempo de idas y vueltas con tus colegas, creá formularios de perfil de viajero de cada uno que incluyan toda la información pertinente para reservar viajes. Pedí lo siguiente a todos sus compañeros de trabajo:

• Nombres completos (como aparecen en las identificaciones emitidas por el gobierno) y DNI.

• Direcciones de salida y aeropuertos preferidos

• Números de viajero frecuente, preferencias de asientos y solicitudes de comidas especiales

• Información de pasaporte, si viaja internacionalmente (fecha de vencimiento, visas, etc.) y si tiene vacunas, como la de la fiebre amarilla.

• Números del programa de preferencias y recompensas de hoteles y automóviles.

• Nombre y número de teléfono de un contacto en caso de emergencias.

Elaborá una check list previa a la partida

Prepará una lista de los elementos esenciales que los viajeros de negocios necesitarán en sus valijas y en sus computadoras portátiles, como itinerarios, dispositivos, adaptadores, cables de baterías y materiales de presentación. Refiriéndose a esta lista ayudarás a tus colegas a evitar descuidos cuando están apurados. Si estás ayudando a organizar viajes al extranjero, fijate que el plan de telefonía móvil del viajero cubra llamadas internacionales y datos. Asegurate de que tengan información de contacto del agente de viajes.

Creá un calendario de próximos eventos

Algunas reservas de última hora son el resultado de una simple falta de previsión. Consultá de manera proactiva con los gerentes acerca de las próximas conferencias, reuniones de clientes y otros miembros del equipo de eventos a los que viajará. Podés pedir ayuda a tus colegas para mantener su calendario actualizado a través de recordatorios ocasionales a través de reuniones o mails. Tomar la iniciativa también puede ahorrarle dinero a la empresa: los boletos de avión que se compran con menos de siete días de anticipación cuestan un 44% más que los boletos que se compran al menos con 15 días de anticipación, según un estudio del servicio de gestión de gastos y viajes SAP Concur.

Asociate con una agencia de viajes

Trabajar con una agencia de viajes confiable puede ahorrarte tiempo en la búsqueda de vuelos y en la planificación de la logística de arribos para los viajes de última hora. También podés ahorrar dinero mediante el acceso a tarifas aéreas, precios de hoteles y otras ofertas que no están disponibles de otra manera. Cualquier agencia con la que trabajes debe ofrecer asistencia las 24 horas del día, los 7 días de la semana en caso de cancelación de un vuelo u otra emergencia después de las horas normales de oficina.

Preparate para lo impensado

Si trabajar con un agente de viajes no es una opción, o si preferís manejar las reservas de último momento en la empresa, tené a mano los recursos listos para usar. Los sitios de agregadores de vuelos como Google Flights, Skyscanner y Hipmunk pueden ayudarte a encontrar los mejores precios e itinerarios si no estás vinculado a una aerolínea en particular. Las características de estos servicios varían ligeramente.

Para hoteles, Booking.com, Trivago, o Expedia pueden orientarte hacia tarifas competitivas de último minuto. También podés encontrar buenas tarifas reservando directamente con un hotel, ya que muchos bajan sus precios para llenar habitaciones.

Enumerá tus mejores prácticas de reserva

Al reservar un viaje de última hora, evite las fuentes más comunes de demoras. Tratá de reservar vuelos directos, si es posible, aunque son más caros, es menos probable que la persona pierda una conexión o pierda su equipaje. Verificá las calificaciones de retraso de la aerolínea y del aeropuerto para saber cuáles evitar. Tené en cuenta tiempos razonables para las conexiones, en el caso de que las haya. Alentá a tus colegas a viajar solo con equipaje de mano para minimizar el riesgo de retrasos relacionados con el equipaje. Aunque no puede evitar todos los posibles fallos, anticipar lo que podría salir mal puede ayudarte a disminuir las probabilidades de que lo haga.

Sobre el Autor Belén Marty

Lic. en Comunicación Social, periodista y generadora de contenido.

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