7 Consejos para organizar el armario de suministros de productos de oficina

(Istock)

Organizar el depósito de suministros de productos de oficina es, sin duda, un trabajo importante, a veces hasta ingrato, pero necesario ya que mantiene a tu negocio funcionando sin problemas. Cuando tu armario lleno de suministros está organizado y almacenado, nadie se da cuenta. Pero cuando los suministros no están cuando se los necesita, puede generar problemas en el día a día de tu negocio.

Mantener un armario de suministros bien organizado es bueno para la moral y la eficiencia de los empleados, ya que reduce el tiempo que dedican todos a buscar los productos. También es un ahorro de dinero; cuando sabés exactamente lo que tenés vas a poder anticiparte a las necesidades.

Desde Staples Estados Unidos armaron estas estrategias para organizar tu armario de suministros:

1. Etiquetá los estantes (usa rotuladoras o etiquetadoras para ello)

Cuando se trata de etiquetar a dónde van las cosas, hay muchos enfoques y sistemas que podés probar. Lo que importa es que tenga sentido para vos y para tus colegas de oficina.

Podes hacer que cada grupo de productos esté etiquetado para facilitar la búsqueda de suministros y para determinar rápidamente qué suministros se están agotando. En este sentido, si alguna vez te quedás por completo sin un producto, ese espacio estará reservado para la reposición en lugar de ser utilizado por otro artículo diferente.

2. Usa distintos colores para categorizar

Los colores añaden otra capa de organización al etiquetado. Podés etiquetar cajones y cajas de archivos para que los artículos sean fáciles de encontrar. A los colores los podés utilizar para determinar el tipo de suministro, por ejemplo, etiquetá con rojo para la limpieza, el azul para el papel y el amarillo para los suministros de las salas de descanso o de reuniones.

También podés emplear notas adhesivas de colores (¡post-its!) para marcar los artículos que se están por agotar y necesitan ser reordenados o para identificar los niveles de permiso para utilizar el producto.

3. Armá un mapa de dónde debe ir cada categoría de producto

Hacer esto ayudará a los empleados a localizar suministros. Poné una guía en la puerta del armario de suministros para saber dónde mirar y dónde guardar las cosas. No todos lo notan, pero en general puede ayudarte a mantenerte organizado.

4. Pedí firmas

Para artículos valiosos o de uso limitado, podés publicar una hoja de salida que los empleados deberán marcar con su nombre y la fecha. Esto puede ayudar a evitar esos momentos de “¿A dónde fue a parar tal producto?”; de esta manera alguien es siempre responsable.

También es una opción para que las personas tomen nota cada vez que retiren algo, lo que puede ayudar a rastrear el inventario.

5. Supervisar el armario de suministros cada tanto

Dependiendo del tamaño y las necesidades de tu organización, te conviene registrar regularmente en el armario de suministros para asegurarte de que todo esté en su lugar y ver qué debe pedirse. Para algunas personas, esta es una tarea semanal; para otros, puede ser menos frecuente.

6. Restringí el acceso, si es posible.

Algunas organizaciones deciden que no todas las personas necesitan acceso a todos los suministros todo el tiempo, lo que puede hacer que sea más fácil mantener los artículos organizados y en stock. No es factible limitar el acceso para todas las empresas, pero puede funcionar para ciertos tipos de empresas.

Cuantas menos personas tienen acceso, hay menos posibilidades de que las cosas se muevan o no se devuelvan o no se repongan. Es más fácil hacer un seguimiento de lo que necesita ser reposicionado.

7. Hacé que sea un esfuerzo de todo el equipo

Si tu armario de suministros está abierto para todos, considerá reclutar a tus compañeros de trabajo para que te ayuden a mantenerlo organizado. Un primer paso es asegurarte de que se estás comunicando el tema correcta y frecuentemente.

Podés asignar a cada empleado un mes para que sea responsable de organizar y reabastecer el armario de suministros, así la responsabilidad va rotando de persona a persona.

Sobre el Autor Belén Marty

Lic. en Comunicación Social, periodista y generadora de contenido.

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