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Tema: Secretarias

Secretarias: 5 Tips para mantenerte organizada (u organizado)

[fa icon="calendar'] 27-02-2018 / por Belén Marty

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Algunas de las habilidades más importantes que tiene la profesión de asistente ejecutivo son la capacidad de realizar un seguimiento de los detalles, coordinar tareas con varias partes y, quizás el más importante, mantener actualizado el calendario de tu jefe o supervisor. Pero, como sucede a menudo, pueden aparecer cambios repentinos en tu agenda que harán interrumpir todos tus planes que habías organizado tan detalladamente.

Cuanto más organizado seas, más fácil será adaptarse a las circunstancias cambiantes sin perder un solo punto de tu lista. Jessica Litman, una organizadora que se dedica a eso profesionalmente, tiene algunos consejos sobre cómo asegurarse de que no se te escape la tortuga en tus tareas diarias.

Aunque Litman se centra principalmente en organizar hogares, las mismas técnicas que funcionan para administrar un hogar también pueden funcionar para dirigir la oficina de tu jefe. Probá estas cinco ideas:

Configurá un sistema de almacenamiento eficiente

A pesar de que gran parte de tu comunicación es digital, por h o por b terminás con una pila de papeles impresos en el escritorio de tu jefe, o sobre el tuyo. Desarrollá un sistema de almacenamiento para los documentos en uso, los que usarás en el futuro cerano y para aquellos que ya no necesites. Esto evitará que tengas que detener lo que estás haciendo para explicar dónde están las cosas.

Otra opción es que crees un espacio para documentos asociados con tareas urgentes, otro para elementos que puedan descartarse, otro para el papel que deba archivarse, y así sucesivamente. Las cajas de archivos u organizadores pueden funcionar bien para esto, pero demasiadas cajas diferentes pueden ocupar mucho espacio en el escritorio.

Aprovechá todas las características ofrecidas por el calendario digital

Si venís utilizando el calendario digital solo para armar tu agenda es probable que te estés perdiendo herramientas que pueden facilitar tu trabajo. Agregar notas, links (urls) o archivos adjuntos a cada cita te permite tener todos los detalles a mano y compartirlos fácilmente con tu jefe u otros participantes.

Tené en cuenta que algunas funciones de correo electrónico de algunos calendarios te permiten personalizar la forma de organizar mensajes y recordatorios. Tomadas en conjunto, estas herramientas pueden ayudarte a ajustar tus planes de forma más eficiente, organizar tu día y recuperar información valiosa rápidamente.

Usá codificación de colores para diferenciar proyectos

Incluso con los mejores sistemas de organización en su lugar, las cosas pueden salir mal. "Los proyectos de codificación por colores, tanto digitales como impresos, ayudan a garantizar que las cosas no se pierdan en la diaria", dice Litman. Establecé un sistema de color que tenga sentido tanto para vos como para tu jefe. Por ejemplo, las previsiones financieras de la empresa podrían marcarse con verde, los archivos de personal con azul, los contratos con el vendedor/ proveedor con el rojo, los documentos de viaje con amarillo, y así. Considerá el uso de códigos de colores con carpetas, papel de color, marcadores, bolígrafos o cualquier otra herramienta que te funcione.

Nuevo llamado a la acción

Etiquetá todo

"¡Etiquetá todo!" dice Litman. "En serio: el exceso de etiquetado mantiene a todos organizados, y no hay preguntas sobre dónde van las cosas o dónde están almacenadas".

Mantener todos tus documentos almacenados claramente y etiquetados también ayuda si alguien más te reemplaza un día que estés enfermo o de vacaciones. Usá notas adhesivas, post its, etiquetas impresas (con las etiquetas de Brother, por ejemplo), sellos o un marcador como parte de tu sistema de etiquetado.

Del mismo modo, cuando llegue el momento de empaquetar o categorizar documentos viejos, no metas los documentos en la parte posterior de un cajón de archivos. Configurá un espacio dedicado a cualquier proyecto o documento antiguo que sea importante conservar. Si los guardás de manera organizada, te asegurarás de que nunca perderás un documento importante, porque siempre es accesible y fácil de encontrar.

Ordená y emprolijá tu espacio

Finalmente, no olvides limpiar y organizar el espacio de trabajo cuando tu día esté por terminar. "Tomate el tiempo al final del día para despejar los dos escritorios", dice Litman. "Eso te garantiza el éxito del día siguiente". Para algunas personas, esto puede significar simplemente enderezar montones de papeles. Para otros, puede significar guardar todo de manera que quede el escritorio vacío. También considerá imprimir una vista diaria del calendario del día siguiente y dejarla en el escritorio de tu jefe.

Mantenerse organizado hará que tu trabajo sea más fácil y que el día de tu jefe sea más fluido. ¿Tenés algún otro tip? ¡Compartilo!

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Belén Marty

Escrito por Belén Marty

Periodista. Generadora de contenido en Staples Argentina. Maestrando en Economía y Ciencias Políticas.

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