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Tema: Vida de oficina

Holacracy: Una dinámica que promete potenciar las reuniones

[fa icon="calendar'] 08-02-2018 / por Escritor invitado

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En esta nota vamos a compartir cómo es la dinámica de trabajo de reuniones con Holacracy, la metodología de autogestión que usamos en nuestra empresa, y cuál es la importancia que tiene ser conscientes de lo que estamos haciendo para que la comunicación entre todas las personas fluya.

Holacracy nos ayuda a ser más ágiles y distribuye la autoridad y la capacidad de toma de decisiones. Esto impulsa el potencial de la empresa, motiva a todos los integrantes y requiere de una comunicación sin obstáculos, por esto las reuniones son parte fundamental de nuestro trabajo diario.

Brian Robertson, el creador de Holacracy, dice que las reuniones deben tener una estructura rígida para simplificar el proceso de toma de decisiones en lugar de sumarle capas. Tienen que servir para reducir el número de pequeñas interacciones diarias respecto a la toma de decisiones y eliminar otro tipo de reuniones que consumen tiempo y reducen el rendimiento.

"Holacracy es una metodología de autogestión con la que trabajamos, nos ayuda a ser más ágiles y distribuye la autoridad y la capacidad de toma de decisiones".

En Increase tenemos tres tipos de reuniones que tomamos de Holacracy:

1.- Reunión táctica.

  • Cada círculo debe tener una reunión táctica cada semana.
  • Se revisan datos claves del círculo y se da seguimiento a tareas.
  • Se fijan objetivos claros.
  • Se conversan temas a resolver, que pueden ser tensiones que surgieron durante la semana, dudas, propuestas.
  • Una persona tiene como responsabilidad coordinar la reunión, asegurarse de que se cumplan las etapas ordenadamente, tomar notas y planificar todas las reuniones.

Estas reuniones tienen una serie de etapas:

  • Ronda de inicio, en la que a modo de introducción cada persona dice algo para arrancar la reunión.
  • Chequeo de tareas recurrentes del círculo y evaluación de si cada uno cumplió con sus objetivos.
  • Revisión de métricas y objetivos del círculo.
  • Propuestas de temas para resolver.
  • Presentación de estos temas y debate sobre diferentes posibilidades para avanzar sobre cada uno de ellos.
  • Ronda de cierre, en la que cada integrante del círculo define en una palabra cómo se va de la reunión.

2.- Reunión de gobernanza

Es una reunión mensual desestructurada que se realiza en cada círculo para evaluar posibles cambios que pueden ser de miembros, proyectos, tareas o métricas. Todo esto se hace en base a una conversación sobre cómo viene avanzando el equipo sobre los objetivos a largo o mediano plazo.

3.- Reporting meetings

Es una reunión mensual de reporte. Un representante del círculo se reúne con un representante de su súper círculo y cuenta cómo viene su equipo con el cumplimiento de los objetivos. El representante del súper círculo se encarga de seguir una estructura y anotar lo que resulta de la reunión. El objetivo de esta reunión es revisar el avance, y en base a eso ver qué se aprendió y cómo se avanza.

Además de estas tomadas de Holacracy tenemos la Retro, una reunión que hacemos los viernes en la que estamos presentes todos los miembros del equipo. Dura exactamente 60 minutos y se divide en tres puntos:

  • Presentación de nuevos integrantes, 10 minutos.
  • Avance de OKRs por cada área, 10 minutos.
  • Aprendizaje o error de la semana y agradecimiento, 40 minutos.

Si hay una cosa que representa a Increase muy bien, es ese momento de todos los viernes donde estamos sentados en un círculo escuchando lo que cada uno comparte.

Con estos lineamientos y respetando los tiempos y las etapas que Holacracy plantea para cada una de las reuniones, logramos que sean más efectivas y eso hace que tomemos decisiones más inteligentes y podamos responder más rápido, algo importantísimo para cualquier empresa y más en la industria fintech.

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Escrito por Escritor invitado

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