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Tema: Vida de oficina

¿Cuáles son los tipos de reuniones que ya hacen furor en las empresas?

[fa icon="calendar'] 22-08-2017 / por Belén Marty

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Ya parecen tener fecha de vencimiento aquellas reuniones de horas que propuso el supervisor para alinear los objetivos de la compañía para el mes que viene. En un mundo hoy con muchas más distracciones y con más sentido por la inmediatez de respuestas, estar desconectado por tanto tiempo puede ser contraproducente. ¿Qué se estila, entonces, en las empresas que marcan tendencia en el mundo?

Reunión de parados

Algunas empresas ya arrancan el día con una reunión de 15 minutos, de parados, con máximo 10 personas. Una buena idea es simplemente avanzar con tres preguntas: ¿Qué se hizo? ¿Qué voy a hacer hoy? ¿Qué impedimentos puedo tener para cumplir con la tarea?

Es una solución superadora para evitar distracciones y las reuniones eternas. Denominadas en inglés como scrum daily meeting o daily standup nos recuerdan que irnos por las ramas solo implicará quedarnos parados un poco más. Para que la reunión sea un éxito el motivo de ella tiene que estar super claro; los integrantes deben saber exactamente para qué están reunidos.

Reunión caminando

A veces es bueno salir del lugar de trabajo, tomar aire fresco y hacer la reunión fuera de las cuatro paredes de la oficina. Especialmente si lo que se busca es cambiar el foco o buscar un nuevo punto de vista para solucionar un problema que nos aqueja. Está probado que caminar anima la creatividad. De esta manera, también, se logra despegarse de las jerarquías y puede generarse mayor empatía para que todos participen.

Reuniones contrareloj

Estas reuniones son cronometradas con el objetivo de hacer mejor uso del tiempo y evitar distracciones. Para ello, está bueno poner un reloj a mano para que todos sean conscientes del tiempo que queda hasta su finalización. Una buena forma de que se termine respetando el tiempo es que cada persona asuma un rol distinto (uno puede tomar nota de lo que se habla, otro puede moderar, etc.).

Reuniones con lápiz, papel y post-its

Especialmente para las reuniones de brainstorming. Escribir las ideas en una pizarra, o con marcadores para vidrios puede descontracturar la reunión y hacerla más productiva.

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Otros consejos prácticos

El ex responsable de producto de Google Calendar, Ken Norton, escribió un decálogo con algunas sugerencias de cómo mejorar la forma de reunirse en las empresas. Entre lo que destaca está que cada reunión tenga un responsable. Él decide el tema de la agenda, toma las decisiones y envía una minuta al finalizar la reunión.

Otro tema que destaca es que para él las reuniones deberían ser pequeñas. "Lo ideal es que acudan menos de cinco personas", precisa Norton. En Google las reuniones no tienen más de 10 personas. Las reuniones tienen un costo de oportunidad: ¿cuántos recursos le cuesta a la empresa esta reunión con tanta gente?

Por último, el experto considera que si una reunión terminó antes del tiempo estipulado, el responsable debería darla por finalizado y despachar a sus integrantes. Nada de seguir hablando hasta que se cumpla la hora por reloj. ¡A poner ahora estos consejos en práctica!

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Belén Marty

Escrito por Belén Marty

Periodista. Generadora de contenido en Staples Argentina. Maestrando en Economía y Ciencias Políticas.

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