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Tema: PYMES

7 Pasos para manejar un proyecto grande (y que te salga bien)

[fa icon="calendar'] 19-10-2017 / por Belén Marty

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Tomar la iniciativa de aprender y practicar nuevas habilidades en el lugar de trabajo te ayudará a estar mejor preparado cuando empiecen a aparecer tareas más desafiantes. Seguir estos 7 puntos relacionados a la gestión de grandes proyectos puede ayudarte a que ese gran trabajo se convierta en un hit desde el inicio hasta su conclusión.

Veamos…

1. Asegurate que todos los involucrados en el proyecto coincidan en los resultados esperados y en las fechas tentativas de su finalización.

Son varias las cosas que hay que tener en cuenta: horarios, fechas, responsables, preferencias de entrega del material, cómo disponer de los muebles, etc.

2. Identificá a tu equipo: quiénes estarán involucrados y qué es lo que podés esperar realmente de cada uno.

En este sentido, es importante tener en cuenta las herramientas con la que contarás para desarrollar este proyecto. Si ninguno de los integrantes tiene conocimiento de tecnología será clave contar con un especialista de IT para que chequee, por ejemplo, si el proyecto puede hacerse realidad o no, desde un punto de vista tecnológico.

3. Conocé cuál es tu presupuesto y anotá tus gastos en un Excel

Si sólo te dan cierto monto total para gastar enumerá todas las categorías de gastos y pedíle a tu jefe o a alguien de tu equipo que comprueben que no falte nada. Por ejemplo, la fiesta anual de la empresa podría incluir el alquiler del lugar, la comida y una combie para ir a la fiesta - ¡ no vayas a ser justo la persona que se olvida de presupuestar la barra para la fiesta!

4. Armá un plan que se pueda desglosar para que las grandes acciones terminen transformandose en tareas manejables.

Mantené las tareas en secuencia cuando una tarea depende de otra, pero también tené en cuenta si hay tareas que se pueden hacer en paralelo. Por ejemplo, no se puede diseñar e imprimir el menú para un evento de la cena hasta que hayas elegido opciones de comida con el restaurante. Pero lo que sí podés hacer es comenzar a diseñar las invitaciones tan pronto como hayas reservado el lugar.

5. Hacé un calendario con fechas límites (deadlines) para todas las tareas.

Pedí a las personas responsables de las diferentes tareas que proporcionen una estimación real de tiempo para cada una. Cuando tengas un plazo difícil, como una fecha de mudanza de la oficina, conviene que trabajes hacia atrás desde esa fecha. Si todo tiene que estar en un camión al final del día 31, buscá distribuir cajas de cartón a los empleados el día 25 -  para eso tendrás que pedirle a la empresa de mudanzas que deje las cajas en la oficina el día 24.

6. Comunicate seguida y oportunamente con todos los actores involucrados.

Organizá una reunión con el equipo al comienzo del proyecto para discutir sobre el objetivo y la agenda de los temas. Preguntá si alguien vislumbra problemas potenciales para encararlos con tiempo. Planeá reunirte con el equipo semanalmente, y envíá informes regulares de su progreso a tu jefe.

7. Festejá por un trabajo bien hecho.

Cuando terminó el proyecto, tomate el tiempo para agradecer a todos los involucrados. Si encima terminaste el proyecto y te sobró dinero, o si en el medio resolviste algún imprevisto imposible, o si llevaste a cabo el mejor evento para clientes de la historia de la compañía, asegúrate de que tu jefe se entere.  Y a continuación, añadí cualquier nuevo logro o habilidades adquiridas a tu perfil en LinkedIn.

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Belén Marty

Escrito por Belén Marty

Periodista. Generadora de contenido en Staples Argentina. Maestrando en Economía y Ciencias Políticas.

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